Rega - Schweizer Rettungsflugwacht

Ausgangslage

1952 gegründet hat sich die Rega mit ihren aktuell rund 2.5 Mio. Gönnern zur grössten Nonprofit-Organisation in der Schweiz entwickelt. Mit Blick auf die strategische Bedeutung einer professionellen Betreuung der Gönnerschaften sowie sich ändernden Herausforderungen im Marktumfeld des Auftraggebers, entschied sich die Rega im Jahr 2011 zu einer Standortbestimmung in der Gönnerverwaltung.
 

Aufgabenstellungen H. Graf

Durchführung Standortbestimmung
Zielsetzung: Einholung einer qua
lifizierten Aussensicht hinsichtlich Stand der Gönneradministration im Vergleich mit modernen Administrations-Standards ähnlicher Organisationen sowie die die Ermittlung von möglichen Verbesserungen in der Gönneradministration. Die Standortbestimmung wurde in den drei folgenden Schritten umgesetzt:
> Abklärung zur heutigen Gönneradministration
> Validierung der ermittelten Sachverhalte
> Erstellung eines Berichtes mit Benchmarks und Handlungsempfehlungen

 

Reorganisation Gönnerverwaltung
Die Standortbestimmung zeigte konkrete Handlungsfelder. In der Folge begleitete H. Graf die Rega bei der Ermittlung und Festlegung der strategischen und konzeptionellen Leitlinien für eine zentrale Personenverwaltung der Rega sowie für Marketing und Kommunikation mit besonderer Ausprägung auf eine Neuausrichtung der Gönnerverwaltung. Daraus abgeleitet wurden die Prozesse und Informationsstrukturen neu festgelegt und in einem Informationskonzept zusammengefasst.

 

 

Schweizer Rettungsflugwacht

Die Rega bringt im In- und Ausland medizinische Hilfe aus der Luft.

> 13'793 Einsätze in 2013

> 2.5 Mio. Gönner

> 337 Mitarbeiter

> 3 Jets, 17 Helikopter auf 13 Basen

Besondere Anforderungen:
- Gönnerverwaltung mit grossen Volumen

- Abstimmung mit Kommunikation und Marketing
- hoher Automatisationsgrad
- Case-sensitive Workflows

- Schnittstellen (SAP, Web usw.)

Durchführung Softwareevaluation mit Voranalyse 
Im Zuge der Reorganisation der Gönnerverwaltung wurde deutlich, dass die bisherige SAP-Lösung den Anforderungen mittelfristig nicht mehr gerecht wird. In einem Software-Evaluationsverfahren sollte geklärt werden, ob das bestehende SAP-System ausgebaut werden könne oder ein neues ERP-System eingeführt werden soll. H. Graf wurde mit der Erstellung eines Anforderungsprofils sowie der Begleitung des Software-Evaluations-Verfahrens inkl. Nutzwerkanalyse und Voranalyse beauftragt. Ausgehend von 20 möglichen Software-Anbietern wurde ein detailliertes Ausschreibungsverfahren durchgeführt, an deren Ende sich die Rega für einen Schweizer Standard-Software-Anbieter entschied.
 

Einführung neue Software
Per 1.1.2014 wurde H. Graf zum Projektleiter der Rega hinsichtlich der Einführung des neuen ERP-Systems im Bereich Personen-, Spenden- und Gönnerverwaltung berufen.

 

Erfolgreiche Einführung
Die Einführung der neuen Gönnerverwaltung startete am 1.5.2014. Am 29.6.2015 wurde der Betrieb wie geplant aufgenommen. Das Projekt wurde Ende Oktober 2015 abgeschlossen. Die inhaltlichen und zeitlichen Zielsetzungen wurden erfüllt. Das Budget konnte deutlich unterschritten werden.

 

Neue Rolle als Konzeptverantwortlicher
Im Zusammenhang mit der Einführung eines Betriebskonzeptes für die neue Gönnerverwaltung wurde H. Graf ab November 2015 mit der Aufgabe des Konzeptionsverantwortlichen betraut.